Los beneficios de delegar responsabilidades y cómo aprender a hacerlo para alcanzar el éxito en tu empresa

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Los beneficios de delegar responsabilidades y cómo aprender a hacerlo para alcanzar el éxito en tu empresa

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Normalmente, decimos que no tenemos problemas para delegar responsabilidades en nuestros equipos. Que es un comportamiento que tenemos instaurado y que solemos utilizar con bastante frecuencia.

No hace mucho tiempo, realizamos un entrenamiento en una conocida cadena de restaurantes, donde los profesionales nos garantizaban el comportamiento de mirar a los ojos a los clientes mientras se les atendía.

La realidad es que sólo lo hacían en el 21% de las ocasiones.

No hacemos siempre lo que decimos que hacemos y eso es una realidad.

La delegación de tareas en la empresa es una de esos comportamientos que aprueban la regla anterior.  Delegar responsabilidades implica “dejar hacer” a nuestro equipo o al profesional que lo integra.

Y eso, nunca es algo fácil. Tenemos muchos pasos que dar previamente, junto a nuestro equipo, antes de dejarlo funcionar de forma delegada.

Sabemos que no siempre es fácil dar con la estrategia para delegar de forma eficaz en nuestro negocio. Si llevas tiempo intentando implementar este hábito sin éxito, en MindCompanySport somos el puente que necesitas.

activaciónmotivacional

Qué significa delegar y cuáles son sus ventajas

Delegar es un vocablo que tiene su origen en el verbo en latín delegare, y significa remitir, atribuir o transferir. Con el paso del tiempo, los contextos y las personas, las funciones de algunas palabras cambian. Actualmente delegar está bastante relacionado con el mundo empresarial.

Lo que no cambia es la necesidad de delegar parte del trabajo para mejorar la motivación de tus trabajadores a la vez que agilizas el trabajo de la empresa dando como consecuencia mayor rentabilidad.

Hoy en día, es muy frecuente en el mundo empresarial recurrir a la delegación de tareas y proyectos es un factor diferenciador que aunque cada vez menos, sigue estando infravalorado.

Como responsable es crucial conocer bien a tu equipo y saber que tipo de trabajo puedes delegar a cada persona de forma que se adapte a la personalidad y habilidades de la persona con el objetivo de que se sientan partícipe del proyecto sintiéndose una parte importante en la organización.

De este modo, podríamos decir que delegar consiste en asignar a un trabajador de nuestra empresa la facultad para realizar una serie de tareas o proyectos de forma autónoma, sin tener que consultarnos para ello ni obtener nuestra aprobación.

En el mundo del deporte, un ejemplo de delegar tareas podría ser un equipo de fútbol.

El entrenador es el líder, se encarga de planificar la estrategia del equipo pero no la ejecuta. Esa tarea la delega en los 11 jugadores que saltan al campo.

Son estos, una vez han recibido la atribución de esas responsabilidades (los defensas impedir que el equipo rival marque, los centrocampistas dirigir al equipo y los delanteros marcar gol para ganar) los que deciden de forma autónoma cómo ejecutarlas para lograr el objetivo final: ganar el partido.

Beneficios de delegar responsabilidades

Existen muchas ventajas en aprender a delegar trabajo en la empresa. Tanto para la persona que delega como para la que recibe el traspaso de la misma.

En el caso de quien delega la tarea algunos beneficios puede ser:

  • Más tiempo: Para dedicar a otras áreas de la empresa que requieren una mayor atención por tu parte.
  • Más foco: Centrarte en aquellas tareas que tienes que realizar hará que esté más concentrado en su realización y puedas acometerlas con mayor éxito.
  • Más productividad: Derivar responsabilidades a las personas de tu equipo te permitirá realizar más cosas en un menor tiempo.

En caso de la persona delegada de la tarea los beneficios pueden traducirse en:

  • Mayor motivación: El trabajador se sentirá más valorado e importante y su motivación aumentará.
  • Mayor compromiso con la empresa: Tener una mayor autonomía a la hora de cómo desarrollar el cometido encargado, generará en ese empleado una mayor implicación al saber que parte de los resultados de la empresa dependerán de sus decisiones.
  • Mayor productividad: Es consecuencia de los puntos anteriores. Una persona que motivada y comprometida será una persona más productiva es su puesto de trabajo.

¿Qué NO se delega y que SI se delega?

A la hora de delegar, no todas las tareas valen ya que muchas de ellas son mas efectivas si la hace uno mismo. Es importante saber cuales Sí y cuales No, asique te dejamos aquí abajo tareas que son optimas para delegar al equipo y otras que jamás deben delegarse.

Tareas que siempre se debe delegar

Las tareas que se debería delegar siempre NO son estáticas, está sujeto a las características de tu empresa, tu equipo y tu contexto. Por esta razón , debes valorarlo tú mismo según tu entorno de trabajo para tomar la decisión final a la hora de delegar. Dicho esto, las tareas que se deben delegar son..

  1. Las tareas que sean repetitivas o tediosas 

En toda empresa existen tareas que se repiten una y otra vez, esto puede consumir bastante tiempo y sobre todo puede fatigarnos y hace que se retrasen otras tareas quizás más prioritarias. 

Algunos ejemplos son: la elaboración de presupuestos, la auditoría, la planificación de eventos, etc. 

El problema aquí es que, aunque estas tareas sean rápidas y fáciles, un team Leader no debería  “perder” el tiempo haciéndolos ya que podría estar haciendo tareas que requieren de mayor conocimiento y skills.

Aconsejamos formar a tu equipo para que realicen a la perfección este tipo de tareas. 

Aunque pueda suponer una inversión de tiempo demasiado grande, al final es rentable ya que una vez les enseñemos, podrán realizar la tarea  de forma completamente independiente.

Al final…. ¿Sale rentable, no?

  1. Las tareas que nos consuman demasiado tiempo

Una de las características más destacadas de la delegación es que ayuda a ahorrar tiempo. Por lo tanto, lo correcto es que delegues el trabajo que te va a quitar mucho tiempo. 

En lugar de dedicar una semana a un proyecto, deberías dedicar unas horas a explicar el trabajo a tus subordinados y dejar que se encarguen ellos. 

De este modo, no sólo despejará su propia agenda, sino que conseguirá que el trabajo se haga más rápidamente.

  1. Las tareas que sean interesantes para el empleado

Mantener a los empleados interesados en lo que hacen es una de las tareas más difíciles que debe realizar un Team Leader. Para mantener los niveles de motivación altos, debe delegar aquellas tareas que le gusten.

Para ello, es imprescindible conocer a tu equipo de trabajo bien. Para ello recomendamos hacer sesiones de Team Building donde el equipo se conozca mejor entre ellos dando como resultado una mayor comunicación, coordinación y eficiencia.

4. Las tareas que hagan crecer a tu equipo

Al delegar el trabajo, no debes olvidar que, como líder, también debes potenciar las habilidades de tu equipo. Algunos proyectos son demasiado complicados para las personas que no tienen las habilidades necesarias para realizar el trabajo. 

Sin embargo, algunos retos son una forma interesante de animar a tu equipo a mejorar sus skills. Sin oportunidades, tu equipo nunca crecerá, se estancará y por lo tanto desmotivados.

Tareas que nunca se debe delegar

Por lo general, una vez que un directivo se siente cómodo delegando trabajo, todas las preocupaciones que había antes desaparecen y es que centrarte en lo que de verdad importa y sólo puedes hacer tú, es necesario.

Aunque eso es algo bueno, desde MindCompanySport creemos que en el término medio está la virtud ya que  algunos líderes pueden caer en el error de  ignorar esos problemas por completo.

Es tan malo no delegar cómo sobre delegar, por eso siempre tenemos que hacernos estas tres preguntas.

  • Qué tarea vamos a delegar
  • a quién vamos a encomendar dicha tarea
  • La razón de delegar la tarea a esa persona

De todos modos, para evitar que esto ocurra, nunca hay que delegar las tareas con las siguientes características.

  1. Tareas que tardan demasiado en explicarse

Una tarea que tardamos más en explicarla que en hacerlo nosotros mismos, no es rentable. Recuerda que en una empresa, el tiempo es oro ( €´s siendo más exactos).

Eso anula toda la utilidad de  delegar ¿no crees? 

Por lo tanto, si algo necesita una explicación profunda lo mejor es que evites delegar y te encargues personalmente. Del mismo modo, si crees que puedes hacer un trabajo más rápido tú mismo, hazlo. 

  1. Trabajos confidenciales

Ciertos asuntos no pueden ponerse en manos de los empleados. Los trabajos de alta prioridad y confidenciales nunca deben ser delegados ya que corremos el riesgo de que se filtren datos o procedimientos de la empresa que nos puede costar dinero y tiempo.

Estas tareas son muy importantes, por lo que tu experiencia debe ser clave. Además, asignar este tipo de trabajos al equipo puede suponer una violación de la privacidad y otros problemas similares.

  1. Plan de riesgo 

Toda organización tiene que planificar para el peor de los casos. Estas decisiones son de gran importancia y no puede hacerlas cualquiera. No puede arriesgarse a dejar que su equipo, que generalmente tiene menos experiencia que usted, tome estas decisiones. 

Usted mismo debe planificar y desarrollar el futuro de su organización así como estar preparado ante una situación crítica. Los empleados no están en condiciones de hacer estos trabajos debido a la falta de experiencia y conocimientos.

  1. Trabajo muy específico

Esto sólo es aplicable a un trabajo que ya está desglosado en una pequeña tarea. Hay poco o ningún espacio para la creatividad, y las instrucciones son muy detalladas y exactas. 

Lo que se espera es que se produzca un resultado que sea exactamente lo que se pide. Como este tipo de tareas son demasiado específicas, sólo debe hacerlas una persona. 

Si se delega un proyecto de este tipo, hay muchas posibilidades de que haya ligeras variaciones en los resultados. Por lo tanto, la mejor opción en esta ocasión es que hagas tú tareas como éstas por tu cuenta.

Cómo delegar responsabilidades con éxito

Como mencionamos al principio de este artículo antes de delegar, hay varios pasos previos que tenemos que dar junto a nuestro equipo de trabajo para que puedan realizar sus tareas de forma delegada.

Nosotros destacamos 4 pasos para delegar responsabilidades en tu empresa de forma efectiva:

1. Una implicación progresiva

Lo primero que necesitamos es una implicación progresiva. No podemos lanzarlos al vacío sin más, pasándoles una “patata caliente” a nuestros trabajadores y que la lleven a cabo lo mejor que puedan.

Tenemos que estar presentes y participativos en los procesos que vamos a delegar en un futuro, porque si no los conocemos con detalle y tampoco sabemos cómo suele responder el equipo ante ellos, luego será imposible que los podamos delegar.

2. Calibra la complejidad del reto

En segundo lugar, hay que saber calibrar la complejidad del reto. Tenemos que estar presentes en la consecución de los objetivos complicados.

A veces, tendremos opciones de estar menos inmersos en la ejecución -más o menos como supervisores de las acciones-, pero en otras ocasiones, tendremos que estar involucrados en todas las actividades.

Todo dependerá, además de la complejidad del reto y de los recursos que tengamos disponibles, de lo entrenado que esté nuestro equipo en los procesos de trabajo y de las veces que le hayamos dado oportunidades de ser autónomos y responsables en el pasado.

3. Responsabilidad y autonomía

Ese es el tercer detalle a tener en cuenta: responsabilidad y autonomía. Si delegamos en equipos que nunca antes han tenido la oportunidad de responsabilizarse de un resultado, lo que haremos es bloquearlos.

El equipo no querrá asumir futuras responsabilidades e irá perdiendo su confianza, a medida que vaya pasando el tiempo y las oportunidades que les podamos presentar.

Deberás saber delegar trabajo de manera progresiva a esos trabajadores que nunca antes se responsabilizaron de un resultado, hasta que vayan adquiriendo la confianza necesaria para poder realizar con éxito las responsabilidades delegadas.

4. Plantéales retos motivadores 

No hay mejor manera de adquirir una aptitud que practicándola, Así que, por último, tienes que crearles un reto. Pero un reto de verdad.

Tienes que hacerles lo no atractivo, apetecible, es decir tienes que buscar motivación, donde en principio, solo hay rutina y premura. Por eso es muy importante que busquemos un indicador objetivo que tengamos que superar.

Los profesionales reaccionan siempre bien ante retos que tienen que superar, mientras tengan información objetiva acerca de ellos, como hacen los deportistas olímpicos cada cuatro años.

3º Ejemplos para delegar en una empresa con éxito.

Este tipo de tareas suelen tener que hacerse cada día, cada semana o forma mensual.  El problema de tareas que debe de hacer el equipo ya que, aunque estas tareas sean rápidas y sencillas.

El directivo pierde el tiempo haciéndolas, tiempo que podría estar realizando otras tareas que solo puede hacer él, de esta forma ahorramos tiempo y dinero.

Para que tengas por donde empezar, te dejamos aquí abajo tres tareas que es mejor delegar, estas son:

Auditorías

Las auditorías son de esas tareas que no necesitas unos conocimientos muy técnicos y suele repetirse cada vez que llega a tu agencia un cliente nuevo o queremos actualizar la situación del negocio.

Por su carácter repetitivo ( cada cliente necesita una) y ya que no es una tarea muy avanzada, recomendamos delegarla pero siempre teniendo en cuenta las características de tu empresa, tus empleados y tu contexto.

Elaboración de presupuestos

Un presupuesto no es más que planear lo que quieres hacer  y cómo lo quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero(elaborar presupuesto online para tu negocio). Este es un tipo de tarea similar a las auditoría ya que no requiere de conocimientos técnicos y se necesita hacer constantemente. 

Planificación de eventos

Para este tipo de tareas, no necesitas una persona muy cualificada o con grandes conocimientos técnicos. Hay personas que les gusta y se les da bastante bien organizar, con lo cual podemos matar dos pájaros de un tiro.

Podemos ofrecer una tarea entretenida y que le permita crecer al miembro del equipo que se le asigne a la par que nosotros como líder, nos ahorramos tiempo que podemos dedicar a otras tareas que no podemos delegar.

Pero para que esto funcione  la clave está en conocer a los miembros del equipo en profundidad para saber lo que les gusta y las cosas que no.

Conclusión

Como habrás comprobado, son muchas las acciones que hay que llevar a cabo antes poder delegar responsabilidades en tu equipo de trabajo y alcanzar el éxito.

Así que no dejes de hacer autocrítica y revisa cuál es tu verdadero papel en esto delegar: si dejas hacer a tu equipo poco a poco y te involucras con ellos en las cuestiones delegadas más complejas, es cuestión de tiempo que el rendimiento empiece a mejorar.

Si procuras que tengan responsabilidad y autonomía en la consecución del resultado; y si consigues que se estimulen con los retos que les planteas, será entonces cuando conseguirás delegar con éxito.

¿Cuáles han sido tus experiencias más interesantes delegando?  ¡te leemos!

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