Los procedimientos de trabajo están para conseguir que las estrategias tengan éxito. Son la forma que tenemos de hacer que estas se lleven a cabo. Si los complicamos demasiado, no nos ayudarán a conseguir nuestros objetivos.

Simples

Los procesos de trabajo tienen que ser simples. Cuantos más complejos sean más complicados son de realizar. Según el sector de nuestro negocio, es cierto, que pueden ser, más o menos, complejos. Pero la complejidad no está reñida con la simplicidad.

Complejidad significa mayor nivel de detalle en la definición de los procedimientos. Tenemos que ser más exhaustivos a la hora de definirlos. Fijarnos más en todo lo que necesitamos hacer. Pero eso no implica que los compliquemos de tal forma, que ni nosotros mismos, seamos capaces de realizarlos con garantías.

Flexibles.

Los procesos de trabajo deben tener margen de acción. Si los procesos de trabajo están muy encorsetados, nos referimos a que son muy rígidos, no podremos tomar decisiones estratégicas. Tomaremos decisiones, sí, pero serán las mismas que pueda tomar cualquier otro competidor que utilice nuestro mismo modelo de negocio.

Además, perderemos nuestra capacidad de adaptarnos a las necesidades del mercado. Estaremos más pendientes de cumplir con esos procesos, y con toda la normativa que tengan asociada (calidad, prevención de riesgos…), que del resultado que tienen para nuestro negocio. No pondremos el foco en lo que nos hacen ganar y perder cuando los utilizamos para llevar a cabo nuestros productos o servicios.

Eficaces.

Que se realicen como están diseñados no es suficiente. Hacer nuestro trabajo siguiendo los procesos que hemos definido, no garantiza resultados. Solo garantiza que estamos siguiendo lo que hemos decidido. Nada más.

Seguir lo acordado permite que sigamos un camino hacia nuestros resultados pero, este camino, hay que ir haciéndolo, sobre la marcha, también. No es que estemos improvisando nuestra forma de trabajo, es que estamos adaptándola, continuamente, a las necesidades de nuestros negocios. Lo que buscamos es ampliar nuestro margen de éxito, constantemente.

Eficientes.

No pueden llevarnos más tiempo que el que necesitamos para hacer funcionar cada día nuestro negocio. Los procesos se tienen que realizar en tiempo y forma adecuados a lo que demanda el sector en el que estamos compitiendo.

Cuando los procesos requieren más tiempo de análisis y ejecución que el que dedicamos a valorar sus resultados, estamos perdiendo “ritmo” de trabajo. Los procesos tienen que funcionar de forma ágil, de manera que podamos tomar decisiones rápidas y precisas sobre ellos. Así, siempre podremos hacerlos trabajar según las necesidades del momento.

Metodologías de procesos.

Si hacemos una revisión de todas las metodologías que hay para que los procesos sean ágiles y eficaces, desde el punto de vista de nuestra consultora, pensamos lo siguiente:

• Todas las metodologías intentan sumar de las anteriores y añadir una mejora más, y esta mejora es la que las diferencia de las demás.
• El objetivo es el mismo para todas: procesos que sean exactos, que eviten errores y que tengan en cuenta a todos los profesionales que participan en ellos.
• Coinciden en que es una cuestión estratégica que tiene que estar dentro de la cultura de la empresa. Todos los profesionales, independientemente del puesto, tienen que estar concienciados en implantar la metodología de procesos que sea elegida.
• Las personas soportan los procesos. En eso están todas de acuerdo. Son las personas las que deciden, en ultima instancia, la forma de ejecutarlos. Estén o no bien definidos, y por muy estandarizados que estos sean. Por tanto, hay que contar con ellas cuando se diseñan e implantan.

Conclusión.

Tenemos que ser conscientes en nuestros negocios de que los procesos de trabajo no son una carga: definen la forma que tenemos de trabajar. No importa el tipo de negocio que tengamos: los necesitamos para funcionar. No podemos “ordenarnos” sin ellos, pero no podemos “esclavizarnos” a ellos.

No tenerlos implica no controlar nuestro trabajo. Si, tampoco, los medimos, los estaremos realizando por rutina, sin más intención que cumplir con ellos, sin saber sus consecuencias reales sobre nuestros negocios. Hacerlos rígidos, no ayuda a que nuestros profesionales, que son en última instancia quienes los realizan, sean eficaces en su ejecución. Y, lo más importante, la suma de todo lo anterior, no genera resultados en nuestros negocios.

Entonces, ¿cómo podemos diseñar unos procesos eficaces y eficientes?; ¿cómo podemos ordenar nuestro día a día? El primer paso, para que todo lo que hemos comentado pueda ocurrir, es sencillo: preguntar a nuestros equipos. Analizar, con todos ellos, desde el primero hasta el último, la forma de trabajo que tenemos y cómo esta afecta a nuestro modelo de negocio. Desde nuestra experiencia, esa es la mejor forma de crear procesos de trabajo que permitan que una estrategia tenga éxito.